Gerir a folha de pagamento dos colaboradores sempre foi uma tarefa que tirou o sono do empreendedor brasileiro. A quantidade de informações e a burocracia que envolve tal rotina onera excessivamente tanto a iniciativa privada quanto os órgãos públicos. Para tentar diminuir esse problema, o Governo Federal criou o eSocial.
O sistema unifica as informações que os empregadores e contadores precisam enviar ao Governo e, assim, facilitar a atuação dos órgãos fiscalizadores. Mas antes do sistema funcionar plenamente, o empreendedor precisa adaptar seus processos para declarar todas as informações corretamente e não ficar exposto a fiscalizações e penalidades por parte da Receita Federal e do Ministério do Trabalho.
Por isso, siga com a leitura deste artigo, pois nas próximas linhas vamos apresentar como sua empresa pode se adaptar ao eSocial e quais são os prazos para adequação.
Impactos do eSocial na folha de pagamento
Para iniciar o texto, vejamos que o eSocial altera não a legislação trabalhista, mas a forma de envio e fiscalização da folha de pagamento e rotinas trabalhistas:
Controle e cruzamento dos dados
Uma das funções do eSocial é facilitar a vida dos fiscais que, com a implementação do sistema, terão acesso a todas as informações, antes segmentadas em diversas plataformas, em um único ambiente digital. Assim, será mais fácil identificar inconsistências e irregularidades!
Portanto, com a chegada do eSocial, deve-se ter atenção redobrada às rotinas da folha de pagamento.
Alteração dos prazos para atualização
Hoje, as atualizações trabalhistas podem levar um longo período para serem registradas nos documentos oficiais. Com o eSocial, algumas atualizações poderão ser feitas imediatamente e, em alguns casos, até antes da ocorrência do fato.
Temos como exemplo a admissão de um funcionário, processo que hoje, em muitos casos, leva dias e até semanas para ser registrado. Já no eSocial, o cadastro inicial da admissão pode e deve ser enviado antes mesmo do início do vínculo empregatício.
Cronograma do eSocial para pequenas empresas
Para que todos os empresários se adaptem às mudanças, o Governo criou um calendário especial para as micro e pequenas empresas, com a implantação gradual do eSocial, que abrange todas as organizações privadas com faturamento entre 4,8 e 78 milhões por ano. A última versão do calendário, que já sofreu diversas alterações e adiamentos ao longo dos últimos meses, é a seguinte:
- até setembro de 2018: todas as informações relativas à empresa e ao empregador devem estar no eSocial;
- até outubro de 2018: as informações dos empregados, admissões, afastamentos e desligamentos precisam ser registradas;
- até janeiro de 2019: os empregadores precisam cadastrar as folhas de pagamento;
- até abril de 2019: as guias de informações à Previdência Social;
- até janeiro de 2020: dados referentes à saúde e segurança do trabalhador devem estar no sistema.
O eSocial já é realidade e infelizmente muitas empresas não estão se preocupando em adequar seus sistemas, processos e capacitar a sua equipe para este assunto. Muitos vão começar a tomar providências quando alguma multa for de fato aplicada.
